ASPEK EFISIENSI, SALAH SATU STRATEGI DALAM MEWUJUDKAN PERUSAHAAN BERKUALITAS

Administrator 8 Oktober 2019

Kolom Widyaiswara 0 Komentar

ASPEK EFISIENSI, SALAH SATU STRATEGI DALAM MEWUJUDKAN PERUSAHAAN BERKUALITAS

KONSEP EFISIENSI ORGANISASI

Setiap organisasi mempunyai tujuan baik tujuan umum maupun khusus, jangka pendek maupun jangka panjang, yang akan direalisasikan dengan menggunakan berbagai sumberdaya atau faktor produksi yang ada. Pengelola tidak akan dapat mencapai tujuan secara optimal bilamana penggunaan sumberdaya atau faktor produksi dilakukan tidak dengan proses yang benar. Manajemen memegang peranan sangat penting, sebab manajemen merupakan “proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan dan pengendalian upaya organisasi dan proses penggunaan semua sumberdaya organisasi untuk tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan” (Stoner, 1994: 10). Efektivitas berbicara tentang visi dan arah, berhubungan dengan memfokuskan energi organisasi pada arah tertentu (Veitzhal Rivai, 2003: 147). Efektivitas organisasi merupakan suatu indeks mengenai hasil yang dicapai terhadap tujuan organisasi (Mulyono, 1990: 54).

Suatu proses adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan. Manajemen didefinisikan sebagai proses karena semua manajer, tanpa memperdulikan kecakapan atau keterampilan khusus, mereka harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan-tujuan yang mereka inginkan (Hani Handoko, 1997: 8).

Ada dua konsep utama untuk menilai manajer dan organisasi (Stoner, 1994: 9) yaitu efisiensi dan efektivitas. Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar, sedangkan efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih sasaran yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Berkenaan dengan kinerja (performance) tersebut Peter Drucker (dalam Stoner, 1994: 9) menyebutkan bahwa efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar, sedangkan efektivitas adalah melakukan pekerjaan yang tepat.

Peranan efektivitas manajemen biasanya diakui sebagai faktor paling penting dalam keberhasilan jangka panjang suatu organisasi. Keberhasilan diukur dalam bentuk pencapaian sasaran organisasi. Manajemen dapat didefinisikan sebagai proses penetapan sasaran organisasi dan melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut secara efisien baik dalam bentuk penggunaan tenaga manusia, bahan, dan sumber daya modal.

Keberhasilan organisasi dapat diukur dengan konsep efektivitas (Richard M. Steers, 1995:16). Yang dimaksud efektivitas adalah sesuatu yang menunjukkan tingkatan keberhasilan kegiatan manajemen di dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya (Komaruddin Sastradipoera, 1989:126). Stephen P. Robbins (2002: 22) mengartikan efektivitas sebagai suatu yang menunjukkan tingkatan keberhasilan kegiatan manajemen di dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pengertian efektivitas menurut para ahli pada hakekatnya memiliki kesamaan makna yaitu menitikberatkan pada tingkat keberhasilan dan pencapaian tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya, Richard M. Steers (1995:3-5) mengemukakan tiga konsep yang dapat digunakan untuk meneliti efektivitas kegiatan organisasi untuk melihat apakah organisasi dapat mencapai sasaran dan tujuannya

EFEKTIVITAS DALAM ORGANISASI DAN MUTU ORGANISASI
- efektivitas Organisasi Berdasarkan Tujuan

Dalam kepustakaan teori organisasi….kan bahwa prestasi suatu organisasi…nya diukur berdasarkan efektivitas….organisasi itu dalam mencapai tujuan…vitas yang sebenarnya suatu organisasi dengan derajat sampai di mana organisasi itu mewujudkan tujuannya. Efesiensi ….dasarkan jumlah masukan yang diper…..tuk mewujudkan hasil yang berhubungan dengan tujuan, tetapi….sama dengan tujuan organisasi.

Dengan melihat organisasi se….sistem terbuka, Katz dan Kahn (197…) …kan efektivitas organisasi sebagai “the…tion of return to the organization, and technical means (efficiency) and by political means” (hal 67). Menurut mereka efisiensi sistem organisasi adalah ratio antara hasil (output) dan masukan (input).]

Gibson dkk (1973) merumuskan efektivitas organisasi sebagai derajat pencapaian organisasi terhadap tujuannya dengan hambatan dan sumber yang terbatas.

Pendapat tentang efektivitas dan efisiensi organisasi seperti disebutkan di atas menunjukan keberhasilan suatu organisasi pada dasarnya diukur menurut pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Dengan menyebutkan pendekatan ini sebagai goal model, Etzioni (1971) menganggap model ini cukup objektif dan terpecaya karena dengan model ini, peneliti atau penilai akan terhindar dari nilai-nilai subjektif. Katz dan Kahn mengemukakan bahwa model ini dapat dipergunakan tidak hanya untuk organisasi komersial, tetapi dapat juga dapat juga dipergunakan untuk menilai efisiensi dan efektivitas organisasi sosial. Walaupun demikian, di samping kelebihan model ini Etzioni (1971:33-47) berpendapat bahwa kelemahannya adalah penemuan studi atau evaluasi yang hampir selalu sama nadanya sebagai akibat dari asumsi yang terdapat dalam model itu. Evaluasi yang menggunakan model ini sampai kepada kesimpulan bahwa organisasi yang dinilai tidak dapat mencapai tujuannya secara efektif dan atau organisasi itu menyimpang dari tujuannya.

Charles Rice (1971:89 – 100) memperkenalkan suatu model untuk studi empiris terhadap suatu organisasi sosial yang besar. Untuk model ini efektivitas organisasi diukur dengan memakai kriteria yang dirumuskan dari tujuan yang hendak dicapai organisasi itu. Model ini dipakai dalam penelitiannya di suatu rumah sakit. Tujuan penelitiannya ialah untuk menemukan bagaimana organisasi sosial dapat diukur keberhasilannya walaupun tujuan organisasi sosial itu tuidak senyata organisasi industri. Ia juga ingin menemukan bagaimana organisasi yang demikian membuat kebijakan, kemudahan, dan tenaga. Model penelitiannya itu memberikan suatu pendekatan studi organisasi sosial, khususnya dimana organisasi itu diinginkan menilai efektivitas fungsi organisasi dan kemudian menentukan aspek-aspek kegiatannya.

Langkah pertama dalam pendekatan yang demikian memerlukan perumusan jeis organisasi sosial dalam pengertian tujuan umum organisasi itu. Organisasi ini dipandang sebagai suatu sistem yang mempunyai input dan output. Output dirumuskan sebagai hasil kegiatan seluruh sistem dlam usaha mencapai tujuan organisasi. Input dan variabel sistem dirumuskan dan ujkuran dibuat untuk menunjukan variabel itu. Input merupakan faktor lingkungan yang dianggap mempengaruhi sistem paremeter; sistem merupakan sifat organisasi baik secara structural maupun secara beroperasi.

Dalam strategi penelitian ia menghubungkan input dan parameter sistem kepada variabel output denga meneliti variasi ukuran mereka. Karena barangkali akan sulit untuk menunjukan variasi dalam variabel sistem denga cara langsung, strategi penelitiannya memasukkan pengukuran variabel ini dalam banyak organisasi. Hubungan antara ukuran diyakinkan dengan means dari metode korelasi statistic. Hubungan antara input-output dan output sistem melengkapi informasi yang dapat dipergunakan oleh anggota organisasi sebagai dasar untuk merumuskan kebijakan mencapai derajat output yang ditentukan. Rice percaya model ini dapat dipergunakan sebagai dasar untuk mempelajari dan menilai efektivitas berbagai organisasi sosial.

Efektivitas Organisasi Didasarkan Atas MUTU ORGANISASI

Sebagaimana disebutkan di atas, penganut teori organisasi modern memandang organisasi sebagai suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berhubungan. Dengan demikian, penganut teori ini menilai efektivitas organisasi berdasarkan kriteria sistem yang dianggkat dari konsep “kebutuhan” organisasi sebagai suatu sistem sosial yang hidup. Dalam hal ini kebutuhan dimaksudkan ialah persyaratan yang harus dipenuhi organisasi untuk dapat hidup dan beroperasi secara efektif dalam situasi tertentu (Ghorpade, 1971: 86).

Dengan mengingat bahwa, menurut teori sistem suatu evaluasi harus menggambarkan siklus, input-proses-output dan hubungan antara organisasi dan lingkungan yang luas, Gibson Dkk (1973:37 – 40) berpendapat (1) efektivitas organisasi merupakan konsep global yang meleliputi sejumlah konsep komponen dan (2) tugas pemimpin ialah menjaga keseimbangan antara komponen-komponen itu. Berdasarkan pendapat ini, Gibson Dkk menekankan dimensi waktu ke dalam analisisnya apabila organisasi dianggap suatu elemen dalam sistem yang lebih besa. Dengan demikian, pengujian terakhir untuk efektivitas organisasi ialah apakah organisasi itu dapat mempertahankan diri dalam lingkungannya. Gibson Dkk merumuskan kriteria untuk efektivitas organisasi berdasarkan kepada dimensi waktu sebagai berikut.

Jangka pendek: produksi, efisiensi, dan kepuasan.
Jangka menengah: kemampuan mengadaptasi dan kemampuan berkembang.
Jangka panjang: kemampuan untuk bertahan hidup.

Yang dimaksudkan denganproduksi ialah kemampuan organisasi menghasilkan mutu dan jumlah output yang diharapkan oleh lingkungan. Ukuran untuk produksi ini termasuk untung penjualan, siswa/mahasiswa yang ditamatkan, pasien yang disembuhkan, surat-surat yang diproses, orang yang dilayani, dan sebagainya.

Yang dimaksud dengan efisiensi ialah ratio output dan input. Kriteria jangka pendek memusatka perhatian terhadap siklus input, proses, output yang lengkap, dengan penekanan kepada elemen input dan proses. Ukuran untuk efisiensi termasuk unit cost, pemborosan, biaya seorang siswa/mahasiswa, dan sebagainya. Ukuran untuk efisiensi dirumuskan dalam bentuk ratio seperti keuntungan dibangidngkan dengan biaya/output dibandingkan dengan waktu.

1.3 MANAJEMEN MUTU ORGANISASI

Manajemen Mutu Terpadu-MMT (Total Quality Management-TQM) dapat diartikan sebagai perpaduan semua fungsi dari organisasi ke dalam falsafah holistik yang dibangun berdasarkan konsep kualitas, teamwork, produktivitass, dan pengertian serta kepuasan pelanggan (Ishikawa dalam Pawitra, 1993: 135). Menurut Juran dan Ishikawa, MMT adalah upaya organisasi menilai kembali cara-cara, kebiasaan, praktik, dan aktivitas yang ada dan kemudian secara inovatif memfungsikan seluruh sumber dayanya kedalam proses lintas fungsi yang mengabdi pada kepentingan klien, sehingga organisasi mampu mencapai visi dan misinya. Pendapat lain dikemukakan oleh Sugeng Pinando (2001) yang menyatakan bahwa MMT merupakan aktivitas yang berusaha untuk mengoptimalkan daya saing organisasi melalui perbaikan yang terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan llingkungannya. Disamping itu, Fandy Tjiptono dan Anastasia Diana juga mengatakan bahwa MMT merupakan sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi.

MMT juga diasumsikan sebagai suatu filosofi manajemen yang melembagakan sumber daya yang ada, terencana, berkesinambungan dan mengasumsikan peningkatan kualitas dari hasil semua aktivitas yang terjadi dalam organisasi: bahwa semua fungsi manajemen yang ada dan semua tenaga untuk berpartisipasi dalam proses perbaikan.

KESIMPULAN

Manajemen Mutu Terpadu merupakan upaya untuk mengoptimalkan organisasi dalam rangka kepuasan pelanggan. Dengan demikian Manajemen Mutu Terpadu berkaitan dengan:

Fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal.
Memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas
Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan massalah
Memiliki komitmen jangka penjang
Membutuhkan kerjasama tim
Memperbaiki proses secara berkesinambungan
Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan
Memberikan kebebasan yang terkendali
Memiliki kesatuan tujuan
Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan

Dengan peningkatan sistem kualitas dan budaya kualitas, proses MMT bermula dari pelanggan dan berakhir pada pelanggan pula. Proses MMT memiliki input yang spesifik (keinginan, kebutuhan dan harapan pelanggan), mentransformasi (memproses) input dalam organisasi untuk memproduksi barang atau jasa yang pada gilirannya memberikan kepuasan kepada pelanggan (output).

DAFTAR PUSTAKA

Afdhal, Ahmad. 2003. Ide Kreatif dari Kepemimpinan. Jakarta : Grasindo

Dubrin, Andrew.2010. Leadership, Practice & Skills. Canada : Nelson EducationLtd.

Moeljono, Djokosantoso. 2005. Good Corporate Governance. Jakarta : PT. Gramedia

Suryana. 2013. Ekonomi Kreatif dan Ekonomi Baru. Jakarta : Salemba Empat

Yamit, Zulian. 2010. Manajemen Kualitas Produk dan Jasa Cetakan Kelima. Yogyakarta: Ekonisia